Email Marketing — 25 avril 2016 — 2 commentaires
Mail Merge : Une solution simple et efficace pour envoyer des emailings personnalisés avec Gmail

Il y-a quelques mois, je suis tombé un peu par hasard sur Mail Merge, une solution permettant de transformer Google Sheets (tableur) et Gmail en solution d’emailing rudimentaire mais bougrement efficace ! Depuis, je l’utilise régulièrement pour mes relances commerciales et autres emailings autres que nos newsletters, voici mes retours ainsi qu’un petit tuto pour vous aider à prendre en main l’outil…

Le principe de Mail Merge et d’utiliser les outils de Google pour envoyer des emailings en deux temps trois mouvements sans effort. La version premium vous permet d’envoyer jusqu’à 100 emails par jour. L’outil ne va certainement pas remplacer des outils comme Mailchimp (qu’on utilise et qu’on adore également) beaucoup plus performants pour tout ce qui est newsletter, bien que pour une petite newsletter rudimentaire avec moins de 100 abonnés, il pourrait faire l’affaire mais pour tout ce qui est mails relationnels et commerciaux il vous sera d’une aide super précieuse !

Exemple : mails commerciaux, relances de clients, prospects ou encore collaborateurs, envois d’informations importantes à vos contacts…

Personnellement, depuis que je l’utilise, j’ai gagné un temps fou dans mes relances commerciales diverses qui ne peuvent pas être gérées avec Mailchimp puisque mes contacts ne sont pas forcément abonnés à notre newsletter (Au passage, pour s’abonner, c’est ici).

Côté pratique, le plugin fonctionne comme un outil de publipostage classique. Cela va se passer en trois étapes très simples :

  1. Je construis mon fichier de contacts sur Google Sheets
  2. Je créé un brouillon Gmail qui servira de gabarit à mon emailing
  3. J’envoie !

Bien sûr, avant il faut installer le plugin qui va se greffer à Google Sheets, vous pouvez le trouver ici, il est au prix de 29,99$, un prix vraiment ridicule par rapport au service rendu. Perso avec le gain de temps, il a été rentabilisé dès les premières utilisations, et ce n’est pas un abonnement, donc vous payez une fois pour une utilisation à vie.

Je vous laisse cliquer ici pour l’installer, la page contient également une vidéo de démo (en anglais avec un accent indien, celui du développeur, mais on comprend bien le principe tout de même).

1 : Construire son fichier de contacts

C’est très simple, on ouvre une feuille de calcul Google, on va dans « Modules complémentaires » on sélectionne « Mail Merge » puis « Create Merge Template »

mail merge emailing gmail 1

L’outil génère alors automatiquement des titres de colonnes. Ces différents champs vous serviront à personnaliser votre email.

Par défaut, on retrouve, prénom, nom, email, fichier à joindre (que vous aurez préalablement déposé sur Google Doc), date de programmation (car en plus vous pouvez programmer l’envoi à une date et une heure précise) mais vous pouvez très bien ajouter les champs que vous souhaitez, exemple : nom de l’entreprise, message personnalisé, date de rendez-vous… Il ny-a aucune limite au niveau des champs de personnalisation de l’email.

Là pour l’exemple j’ai ajouté un champ « Date RDV »

mail merge emailing gmail 2

Une fois que votre fichier est créé et comporte les champs que vous souhaitez, il faut maintenant le remplir avec vos contacts.

De mon côté, je le fais à la main en reprenant les infos que j’ai sur mes fichiers de suivi CRM mais il y-a également une option qui permet d’importer un groupe via Google contact. Dans ce cas, il faut créer un groupe Google Contact et y inclure les différents contacts qu’on souhaite toucher via l’emailing. Une fois que c’est fait, il suffit de cliquer sur « Modules complémentaires » puis « Mail Merge » puis « Import Google Contact », rien de compliqué !

Mon fichier de contacts est prêt, passons à la suite.

2 : Configurer le message qui sera envoyé à mes contacts

Cliquez sur « Modules complémentaires », « Mail Merge » puis « configure Mail Merge »

Vous pouvez alors renseigner l’email d’envoi, le nom de la personne qui envoi, éventuellement un mail en copie voir copie cachée, l’adresse de réponse ainsi qu’activer le tracking d’ouverture. De mon côté, je laisse mon adresse Gmail ainsi que les autres champs par défaut et j’active le tracking pour être sûr que mes messages sont bien ouverts.

mail merge emailing gmail 3jpg

On peut alors cliquer sur « Choose Email Template », deux possibilités alors :

  1. J’utilise un brouillon existant Gmail ;
  2. Je créée mon template HTML.

Le plus simple est d’aller sur Gmail, de créer son email en pensant à ajouter les champs personnalisés ainsi {{Nom du champ}} en le formatant comme on le souhaite puis en fermant la fenêtre. Gmail l’enregistrera alors automatiquement dans vos brouillons et Mail Merge pourra ainsi y accéder.

mail merge emailing gmail 4

Une fois mon message rédigé, je retourne sur mon Google Sheets pour lancer ma campagne.

Je choisi alors « Use an existing Gmail draft as template » puis sélectionne mon brouillon. Attention à créer votre brouillon avant de la lancer la configuration sinon il n’apparaitra pas dans la liste (il suffit alors de relancer la procédure de configuration).

A ce moment, avant de lancer votre emailing à l’ensemble de votre base, vous pouvez envoyer un email test qui vous permettra de voir si tout est OK, notamment les champs de personnalisation.

Cliquez donc sur « Send a test email ». Rendez-vous sur Gmail et vérifiez que l’ensemble des champs indiquent « dummy-value » si c’est le cas, c’est que tout est bien personnalisé :

mail merge emailing gmail 5

3 : Envoyer son emailing

Si tout est ok après le test, vous pouvez alors cliquer sur « Run Mail Merge ». Il vous ne reste plus qu’à aller vous faire un café le temps que Mail Merge fasse le boulot pour vous !

Et voilà 🙂

mail merge emailing gmail 6

Et ensuite

Si vous avez activé le tracking d’ouverture, pour générer le rapport, il suffit de cliquer sur « Modules complémentaires », « Mail Merge » puis « configure Mail Merge » puis « Email Read Report ». Ce qui générera un nouvel onglet dans Google Sheets. Vous pourrez alors vérifier que les destinataires ont bien ouvert le mail :

mail merge emailing gmail 7

Pour conclure

Mail Merge est une solution très simple mais très efficace, il saura répondre à la plupart des besoins de mails relationnels (hors newsletter). Je vous le conseille vivement.

Pour rappel, vous pouvez le télécharger ici.

 

 

Source image : Shutterstock

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L'auteur

Sylvain Lembert

Depuis 2004 dans le webmarketing, j’ai pu mettre en place des campagnes e-marketing dans des domaines variés. J’ai participé aux référencements de marques reconnues et mis en place la stratégie de communication on-line d’un assureur. J’ai également élaboré une stratégie de search marketing au niveau européen et été responsable de l’acquisition via Facebook pour un groupe de média social. Je suis aujourd'hui consultant webmarketing, n'hésitez pas à me contacter pour vos projets de communication on-line.

 


2 Commentaires

  1. Salut Sylvain,

    Bonne idée, ça pourra m’être utile 🙂
    Il ne manque plus que la même avec les SMS (imagine, au nouvel an ce serait génial !)

    A+
    Arnaud

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