Best Of Entreprendre — 31 août 2015 — 4 commentaires
Entrepreneurs : comment optimiser votre temps ?

J’entends souvent que « les entrepreneurs ne comptent pas leurs heures ». Ceci s’explique parce qu’ils sont généralement passionnés, oubliant le temps passé à « travailler », mais aussi parce qu’ils doivent gérer de nombreuses responsabilités : administratives, managériales, commerciales, pour ne pas toutes les citer. Une bonne organisation et l’utilisation de certains outils sont donc nécessaires pour optimiser son temps. Pour vous aider, voici quelques pratiques et outils utilisés par certains entrepreneurs…

Optimisez votre façon de communiquer en interne

La communication au sein d’une entreprise peut vite devenir chronophage si elle est mal gérée. Plusieurs entrepreneurs ou collaborateurs se plaignent de réunions trop longues, d’un nombre ingérable de mails ou encore d’un temps considérable perdu au téléphone. Si c’est aussi votre cas, je vous invite à vous inspirer de ces différents conseils que j’ai collectés auprès de dirigeants d’entreprises.

Tout d’abord, organisez une réunion uniquement si cela est nécessaire. Combien d’entreprises prévoient leurs réunions et les maintiennent même si rien n’a réellement progressé depuis la dernière ! Il est préférable d’annuler une réunion plutôt que de passer, ne serait-ce que 30 minutes, à répéter les mêmes choses que la fois précédente.

Ensuite, lorsqu’une réunion s’impose, fixez une limite de temps et respectez-la. Désignez même un « maître du temps » qui sera chargé de gérer la durée consacrée aux divers points de l’ordre du jour et qui vous indiquera quand le temps imparti touche à sa fin. Notons que le brief du lundi matin est indispensable pour apporter de l’énergie et mobiliser votre équipe, mais encore une fois, vous pouvez le limiter à 15 minutes par exemple.

Enfin, optimisez votre façon de communiquer en élaborant une réelle stratégie en interne. Faites par exemple la différence entre les informations chaudes et froides pour choisir vos outils de communication en conséquence. Les informations chaudes sont les priorités, les messages auxquels il faut répondre très rapidement, tandis que les messages froids sont ceux qui ne nécessitent pas une réponse dans les 3 heures.

Voici un exemple d’organisation :

  • Optez pour le mail si le sujet n’est pas urgent ;
  • Utilisez l’application Slack pour des éléments à traiter dans les 3 heures ;
  • Choisissez l’option du SMS si le message doit être traité dans les 30 minutes ;
  • Préférez l’appel si vous avez besoin de l’information dans la minute.

Grâce à cette organisation adoptée par plusieurs startups, le téléphone sonne beaucoup moins souvent et la quantité de mails à gérer est fortement réduite, permettant ainsi un gain de temps considérable.

optimisez votre communication

Optimisez votre activité commerciale

Certains entrepreneurs gèrent eux-mêmes la part commerciale de l’entreprise, de la prospection jusqu’à la fidélisation des clients. Cette fonction demande beaucoup de temps et encore une fois, celui-ci peut souvent être optimisé.

Si comme beaucoup, vous vous déplacez chez les prospects ou clients, optimisez tout d’abord vos déplacements et faites en sorte que vos rendez-vous soient proches géographiquement. Adoptez par exemple la règle des 20 minutes : pas plus de 20 minutes en voiture entre deux rendez-vous consécutifs. Cela paraît logique, mais certaines entreprises ne respectent pas cette règle.

Évitez également les rendez-vous ratés ! Les statistiques montrent que les rendez-vous confirmés le jour même sont plus souvent honorés que les rendez-vous non confirmés. Vous pouvez même automatiser ces confirmations grâce à des outils, comme ClicRDV.com par exemple, permettant d’envoyer un SMS de rappel de façon automatique.

Déléguez enfin les appels entrants à une secrétaire ou un service de télésecrétariat qui vous fera gagner un temps précieux à filtrer les appels. Allez même plus loin en adoptant des solutions permettant de réduire ces appels entrants. Donnez par exemple la possibilité à vos clients de gérer leurs rendez-vous en ligne ou proposez un service d’assistance par chat. Des solutions abordables existent désormais pour cela, profitez-en.

Voici donc quelques pistes destinées aux entrepreneurs pour gagner du temps au quotidien et être plus efficace. Ces conseils pourront s’adapter ou non à votre entreprise, l’important est que vous trouviez vos propres axes d’amélioration. Ne l’oublions pas, la recherche constante de l’amélioration est essentielle à une entreprise si celle-ci souhaite rester compétitive. En l’occurrence, une meilleure gestion du temps sera bénéfique pour votre productivité.

Source image : Shutterstock

Articles similaires

Articles Recommandés



L'auteur

Pierre Garro

Issu d'une formation marketing, je gère actuellement l'agence PG Linguistics qui accompagne les entreprises dans leur stratégie éditoriale. Je fais également partie de l'équipe de consultants Webmarketing et Com. Et j'anime un site/blog personnel orienté webmarketing pour partager des connaissances dans cette discipline.

 


4 Commentaires

  1. Le choix des bons moyens de communication en interne est super important.

  2. Bonsoir,

    Merci pour l’article et puis une chose …pour gagner du temps il faut savoir en perdre…coupez vous de la Toile une demi heure par jour, et vous verrez votre concentration et votre productivité s’envoler…j’ai bien dit une demi heure pas une demi journée..:)

  3. Très bon article pas trop compliqué ni trop dosé cela prouve que l’auteur nous explique la communication d’une très simple j’allais dire sans
    pedantisme. Mais signaler dans le même ordre d’idées que il y a pas mal managers qui connaissent guerre la communication la plus élémentaire.

  4. Excellent conseil reçu et appliqué avec efficacité : se ménager le plus souvent possible une demie heure à une heure stratégiquement placée au regard de l’activité afin de faire face à l’imprévu qui est souvent urgent……
    Et à défaut, cela permet d’anticiper et de s’avancer.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *